Ombudsteam

Die Fakultät für Psychologie verfügt mit dem Ombudsteam für Nachwuchswissenschafter*innen über ein niederschwelliges Beratungsangebot.

Die Mitglieder des Ombudsteams fungieren als unabhängige und neutrale Beratungs-, Vermittlungs-, und Unterstützungspersonen, und als Anlaufstelle für Probleme und Konflikte, die sich aus der Tätigkeit als ECR (d. h. alle wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in einer Qualifizierungsphase, insbesondere aber Prä- und Postdocs) an der Fakultät und im Rahmen des Doktoratsstudiums ergeben bzw. ergeben haben (d.h. die Ombudsperson kann auch noch nach Ablauf eines Dienst- bzw. Betreuungsverhältnisses kontaktiert werden).

Die Anliegen, mit denen die Mitglieder des Ombudsteams aufgesucht werden können, umfassen einen breit angelegten und prinzipiell offenen Themenkreis – von persönlichen Konflikten im Kontext der beruflichen Tätigkeit, bis hin zu Verstößen gegen die gute wissenschaftliche Praxis oder wissenschaftliches Fehlverhalten.

Die Einrichtung des Ombudsteams an der Fakultät verfolgt das Ziel, auf den spezifischen Bedarf der ECRs an unserer Fakultät niederschwelliger, persönlicher und informierter eingehen zu können als in den außerhalb der Fakultät eingerichteten Beratungsstellen.

Das Beratungsangebot ist damit als Ergänzung zu den bereits an der Universität Wien eingerichteten Angeboten zu sehen (wie etwa die Abteilung Gleichstellung und Diversität und das Ombudsbüro zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis).

 

Das Team

Das Ombudsteam besteht aus fünf Mitgliedern: zwei internen Ombudspersonen, zwei Trustees, und einer externen Ombudsperson. Ein ECR mit Beratungsanliegen kann sich daher an eine beliebige Person aus diesem Kreis wenden. Die Vielzahl an Anlauf- und Ansprechstellen verfolgt das Ziel, möglichst niederschwellig und individuell auf die unterschiedlichen Beratungsbedarfe eingehen zu können.

Interne Ombudspersonen

Die internen Ombudspersonen wurden auf Vorschlag der ECR Ambassadors von der Fakultätsleitung eingesetzt und sind in der Periode 2024 bis 2027 Stefanie Höhl und Claus Lamm. 

Diese können unter deren persönlichen Email Adressen oder unter der anonymen Adresse ombudsperson-hoehl.psychologie@univie.ac.at oder ombudsperson-lamm.psychologie@univie.ac.at kontaktiert werden, und sind unter der Telefonnummer 01/4277 474 70, sowie persönlich, nach Absprache, in der Liebiggasse 5, Raum Nummer O1.15, 1. Stock linke Stiege; Stefanie Höhl) oder der Telefonnummer 01/4277/471 30, sowie persönlich, nach Absprache, in der Liebiggasse 5, Raum Nummer O3.19 (3. Stock linke Stiege; Claus Lamm).

Die internen Ombudspersonen zeichnen sich neben ihrem besonderen Interesse am Mentoring und der Unterstützung von ECRs durch langjährige Erfahrung sowohl als Ombudspersonen als auch als Vizedekane an der Fakultät für Psychologie aus. Sie können daher insbesondere bei Beratungsbedarfen, die eine besondere Kenntnis von Rechtslagen und formalen universitären Anforderungen erfordern, wertvolle Unterstützung und Einsichten anbieten. Darüber hinaus können sie auf Basis ihrer langjährigen Erfahrung als Mentor*innen und Betreuer*innen heraus mit besonderen Kenntnissen zu Betreuungskulturen und -dynamiken beratend zur Seite stehen.

ECR Trustees

Die Trustees wurden von den ECR Ambassadors gewählt. Jeweils ein*e Trustee ist Postdoc, und eine*r Ph.D. Student*in. Als Trustees fungieren derzeit Dr. Fiona Rupprecht und Stefanie Hirsch BSc MSc.

Fiona Rupprecht ist erreichbar unter fiona.rupprecht@univie.ac.at, bzw. ombuds-postdoc.psychologie@univie.ac.at unter der Telefonnummer 01/4277 474 42, sowie persönlich, nach Absprache, in der Liebiggasse 5, Raum Nummer, O3.58, 3. Stock, zwischen den Stiegen).

Stefanie Hirsch ist erreichbar unter s.hirsch@univie.ac.at bzw. ombuds-phd.psychologie@univie.ac.at sowie persönlich, nach Absprache, in der Wächtergasse 1, Raum Nummer 106, 1. Stock).

Um Probleme und Herausforderungen möglichst früh thematisieren zu können, soll dieses Peer-to-Peer-Angebot eine noch größere Niedrigschwelligkeit ermöglichen. Zudem können die Trustees Aspekte und Sichtweisen einbringen, die vermutlich unmittelbar(er) am Beratungsbedarf und der Situation der ECRs orientiert sind.

Externe Ombudsperson

Als externe Ombudsperson fungiert Susann Fiedler.

Sie ist als Mitglied des Ombudsgremiums der Deutschen Gesellschaft für Psychologie (DGPs, https://www.dgps.de/die-dgps/das-ombudsgremium/) eine erfahrene Ansprechperson für Anliegen, bei denen eine Beratung durch die internen Ombudspersonen oder Trustees nicht opportun erscheint. 

Susann Fiedler ist erreichbar unter susann.fiedler@wu.ac.at, +43 1 31336 6680, nach Absprache persönlich:

Institute for Cognition and Behavior
WU (Wirtschaftsuniversität Wien)
Vienna University of Economics and Business
Welthandelsplatz 1, Building D5
1020 Vienna, Austria

Raum D5.6.082 (6. Stock)

 

 

Vorgangsweise

Die Kontaktaufnahme kann per E-Mail, postalisch, per Telefon, oder auch persönlich erfolgen. Bei einem Erstgespräch werden mit der Ombudsperson bzw. den Trustees der Beratungsbedarf, mögliche Lösungsansätze, sowie die allfällige weitere Vorgangsweise besprochen.

Wird von dem bzw. der Antragsteller*in eine Vermittlung mit der/n Konfliktpartei/en erwünscht, können Ombudsperson und Trustees Aussprachen veranlassen, diese begleiten, und beide Parteien bei der Suche nach konstruktiven Lösungen der Problemlage unterstützen. Ombudsperson und Trustees können dabei nur Empfehlungen aussprechen.

Mit der Einsetzung der Ombudsperson und Trustees soll auch eine mögliche persönliche Konfliktsituation, die aus dem Widerspruch zwischen der Loyalität zu Vorgesetzten oder Betreuer*innen, und der Verpflichtung zu wissenschaftlich oder anderweitig korrektem Verhalten erwachsen kann, thematisierbar gemacht werden.

Ombudsperson und Trustees behandeln alle Anliegen, Beratungen und Gespräche streng vertraulich. Sie sind niemandem gegenüber auskunftspflichtig, und auch nicht dazu verpflichtet, die erhaltenen Informationen weiterzugeben oder betroffene Personen oder Institutionen damit zu konfrontieren. Die Gewährleistung der Vertraulichkeit dient dem Schutz aller involvierten Personen, und sie gilt über den Abschluss eines Falles hinaus.

Die Vertraulichkeit kann nur dann aufgehoben werden, falls die beratene Person deren Aufhebung schriftlich zustimmt, oder höherrangiges zwingendes Recht die Weitergabe des Falles erforderlich macht. Vor etwaiger Aufhebung der Vertraulichkeit wird die Möglichkeit eingeräumt werden, dass die Beratung suchende Person die Beanstandung zurückzieht oder neu formuliert.

Hier ist der genaue Ablauf inkl. eines Flowcharts einsehbar.

 

Beratungskultur und Beispiele für Beratung und Unterstützung

An der Fakultät für Psychologie wurde 2020 ein Ombudspersonenmodell eingerichtet, damals noch nur mit den beiden internen Ombudspersonen. Die Erweiterung auf ein Ombudsteam mit mehreren Ansprechpersonen hat als Ziel, etwaige Beratungen noch niederschwelliger zugänglich zu machen. Dies soll insbesondere dazu führen, dass etwaige Konflikte und Problemlagen wesentlich frühzeitiger besprochen und adressierbar werden.

Das Ziel des Ombudsteams ist es, eingebettet in eine Reihe an anderen Initiativen an der Fakultät für Psychologie (wie z.B. mental health coaching, supervisor intervision und workshops, Veranstaltungsreihe zum Thema well-being), das Aufsuchen von Beratung als etwas normales und einen essentiellen Teil der akademisch-professionellen Entwicklung von ECRs zu sehen.

Daher sind im Folgenden einige abstrahierte Beispiele von Beratungsszenarien dargestellt, die sich so oder in ähnlicher Form auch schon an der Fakultät ergeben haben und für die die entsprechenden Beratungsschritte gesetzt werden konnten.

  • Beratung von Ph.D. Studierend* bzgl. vertraglichen Angelegenheiten und intransparenten Abschluss-Kriterien und evtl. Betreuer*innenwechsel; ohne Einbindung der Betreuer*in wurde Studierend* dahingehend gecoacht, dass Betreuungsleistungen transparenter wurden, ein konkreter Zeitplan ausgearbeitet wurde, und Studierend* das Studium abschließen konnte, sehr positive Rückmeldung bzgl. allgemeiner Unterstützung, Ermöglichung eines Perspektivenwechsels, und der konkreten Informations- und Hilfsangebote
  • Beiziehung zu Beratung von Ph.D. Studierend* der/die sich aufgrund diverser Vorfälle nicht mehr an Betreuer*in wenden wollte; Vermittlung eines Betreuer*innenwechsels; Ph.D. Studierend* konnte das Studium abschließen
  • Beratung von Postdoc bzgl. Konflikt mit Postdoc-Mentor*in; Vermittlung eines gemeinsamen Gesprächs (auf expliziten Wunsch de* die Ombudsperson aufsuchenden Postdoc), und von konkreten Schritten zur Verbesserung der Zusammenarbeit
  • Beratung bzgl. Konflikt mit Mentor*in; mehrstufige anhaltende Beratung und Kontextualisierung des Konfliktes durch Ombudsperson, Prozess wurde von der Beratung aufsuchenden Person als sehr hilfreich und unterstützen wahrgenommen
  • Beiziehung zu Beratungen von Ph.D. Studierenden bzgl. Überforderung in der Mitbetreuung von Studierenden durch d* Betreuer*in
  • Diverse Beratungsgespräche von Ph.D. Studierenden und Postdocs zu Themen wie unzureichende/unzulängliche Betreuung, Überforderung durch fachfremde Lehre und administrative Unterstützung, Konflikt mit Betreuer*in und anderen ECRs